Existen una multitud de factores que le pueden llevar a la digitalización de documentos ademas del ahorro de espacio, la razón fundamental sería poder disponer de la información de forma mucho más rápida. Poder encontrar la información que desea con solo teclear un par de palabras puede suponer un gran ahorro de tiempo. Esto puede mejorar la eficiencia de su empresa.
- La seguridad, porque lo que anteriormente se encontraba bajo llave, ahora puede estar protegido por diferentes claves de acceso y restricciones según usuario. Esto reduce el riesgo de pérdida o sustracción de la información.
- Evitar el deterioro de los documentos. Cuando hablamos de documentación, imágenes o planos antiguos que son relevantes para la empresa, asegurar que la información se mantiene intacta es esencial. Esto puede conseguirse gracias a la digitalización de documentos.
- Ahorrar en los costes de mantenimiento. Tener grandes archivos físicos de información exige tener un orden. Seguramente esto consuma recursos, es decir, será necesario que una persona se encargue de su mantenimiento.
El requisito más frecuente es que el software de digitalización se integre a una solución ERP existentes y/o software de terceros.Aquí el objetivo es integrar el producto como componente en una infraestructura de software integral. Nuestro software de digitalización hace una estructura flexible disponible para una fácil integración.
Dado que cada producto es diferente de otro, también no hay un sólo camino hacia la integración .
Puede elegir entre uno de los métodos múltiples de solución:
• Un controlador de impresora virtual para la transformación automática de su documento en una imagen, con reconocimiento automático del texto (OCR) para las propiedades importantes (palabras clave).
• Función Escáner que también incluye OCR para reconocimiento de texto y palabras clave.
• Monitor de programa, por ejemplo la integración de escáneres de red, incluyendo OCR.
• Enlace de su propio programa para el Visor de Elias, lo que permite buscar palabras clave en especial.
